尊敬的供应商朋友：

为进一步规范采购物资退货流程的账务处理，优化对账、开票及结算工作效率，保障供需双方账务数据准确一致、结算工作有序开展，我司对采购退货业务流程进行了升级优化。新流程将于即日起正式执行。现将相关变更内容及操作要求通知如下：

一、退货流程变更主要内容

新增红字采购入库单自动审核功能及开票管控与付款暂停机制。

（一）当发生退货后，系统会自动向供应商发送短信提醒，告知退货及开票事宜。

（二）供应商在未完成退货红字发票的开具前，系统将限制入库单对账和开票单生成等操作，同时会生成暂停付款单，暂停对应退货金额的货款支付。

（三）待我司完成红字发票结算后，暂停付款单据将会自动失效，系统将自动解除对账、开票限制，恢复正常业务及结算流程。

二、供应商操作流程

（一）单据查询核对：供应商收到退货开票短信提醒后，及时登录“供应商协同平台”，进入【退货管理】-【入库退货查询】模块，通过采购入库单号检索对应退货单据，仔细核对单据退货数量、金额等信息，确认无误后准备开票。

（二）开具红冲发票：严格按照平台检索出的退货单据数据，合规开具对应金额、数量的红字确认单，确保发票信息与系统单据信息完全一致。

（三）发票寄（送）：开具红字确认单后及时与财务部联系，待财务部确认红字确认单后，请及时将红字发票寄（送）至我司财务部门结算，完成退货流程的闭环操作，以便我司及时解除业务限制、恢复结算流程。

三、相关要求与说明

（一）请高度重视本次流程变更，及时查阅退货开票的短信提醒，并尽快完成红冲发票开具及寄（送）工作，避免因未及时开票导致业务对账、款项结算延迟。

（二）开票过程中务必保证发票信息真实、准确、合规，若因发票信息与系统单据不符导致审核失败、业务停滞，需及时更正重新提交。

（三）若在单据查询、开票、平台操作过程中遇到问题，请及时对接我司财务或信息人员沟通协调。

本次流程优化旨在规范双方业务协作、提升结算效率，望供应商朋友积极配合执行。后续我司将持续优化供需协同流程，携手保障合作高效、有序开展。

特此公告。

财务部、信息管理部

2026年7月9日